Draftcom s.r.o., Klincová 37, 821 08 Bratislava, IČO: 47773766, DIČ: 2024088572

Základné ustanovenia

Predmetná smernica obsahuje postup pri prijímaní a vybavovaní podnetov zamestnancov spoločnosti Draftcom s.r.o. v súvislosti s oznamovaním protispoločenskej činnosti. Táto smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti.

Vymedzenie základných pojmov

Oznamovateľ (ďalej v texte aj ako „osoba, ktorá podala podnet“) je fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie zodpovednej osobe príslušnej na prijatie takéhoto oznámenia.

Oznámenie je uvedenie skutočnosti, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, a ktoré môžu významnou mierou prispieť alebo ktoré prispeli k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa.

Anonymné oznámenie je také oznámenie, v ktorom nie je uvedené meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá oznámenie podáva.

Zodpovedná osoba je osoba v priamej podriadenosti konateľom spoločnosti, pričom plní úlohy zamestnávateľa podľa § 11, ods. (4) až (7) a § 12 zákona.

Dobrá viera, resp. konaním v dobrej viere sa rozumie konanie osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v tom čase má, je presvedčená o pravdivosti uvádzaných skutočností, pričom v pochybnostiach sa jej konanie považuje za konanie v dobrej viere, pokiaľ sa nepreukáže opak.

Chránené oznamovanie (v anglickom jazyku: whistleblowing) je oznamovanie protispoločenskej činnosti v zmysle zákona.

Dotknutá osoba je osoba v podnete konkrétne označená ako zamestnanec.

Podávanie a vybavovanie podnetov

1. Podnet možno podať v listinnej forme, doručený poštou alebo v elektronickej forme, doručený e-mailom.

• Písomný podnet sa podáva jeho zaslaním poštou do podateľne spoločnosti (na adresu sídla spoločnosti) s uvedením zodpovednej osoby ako koncového adresáta, pričom podateľňa spoločnosti je povinná takto doručený podnet bez zbytočného odkladu odovzdať zodpovednej osobe. Takýto podnet zaslaný prostredníctvom pošty musí byť podaný resp. zaslaný v zalepenej obálke s vyznačenou poznámkou „Neotvárať – podnet v zmysle Nariadenia EÚ a zákona č. 18/2018 Z. z.“.
• Prostredníctvom elektronickej pošty je podanie podnetu možné uskutočniť na e-mailovú adresu zodpovednej osoby: office@draftcom.com. Predmetný spôsob podávania podnetov je oznamovateľom prístupný 24 hodín denne.

2. Preverovanie podnetov v zmysle zákona vykonáva zodpovedná osoba, ktorou je Silvia Miklášová - Vedúca pobočiek.

• Zodpovedná osoba je povinná prijať každý podnet. Pri preverovaní podnetu zodpovedná osoba posudzuje obsah podnetu bez ohľadu na jeho označenie. Ak z obsahu podnetu vyplýva, že podnetom v zmysle zákona je iba jeho časť, v zmysle tejto smernice zodpovedná osoba preverí len príslušnú časť podnetu. Časť podnetu, na ktorú sa nevzťahuje zákon, zodpovedná osoba vybaví v zmysle iných právnych predpisov.
• Zodpovedná osoba je povinná preveriť podnet najneskôr do 90 kalendárnych dní od jeho prijatia. V odôvodnených prípadoch môže zodpovedná osoba lehotu predĺžiť, a to najviac o 30 dní, pričom o predĺžení tejto lehoty ako aj o dôvodoch jej predĺženia je povinná zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu informovať osobu, ktorá podnet podala, vyššie uvedené neplatí v prípade anonymného podnetu.
• Dĺžka lehoty na preverovanie podnetu nemôže celkovo presiahnuť 120 dní odo dňa prijatia podnetu. V prípade, ak na preverenie a vybavenie podnetu v zmysle zákona je nevyhnutné doplnenie resp. spresnenie údajov uvedených v podnete, je zodpovedná osoba povinná bez zbytočného odkladu vyzvať osobu, ktorá podala podnet, na jeho doplnenie alebo spresnenie s určením lehoty na doplnenie resp. spresnenie údajov. V prípade, ak podnet smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi („dotknutá osoba“), zodpovedná osoba je povinná bez zbytočného odkladu oboznámiť dotknutú osobu s obsahom podnetu a umožniť jej vyjadriť k tvrdeniam tam uvádzaným, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci, pričom pri oboznamovaní dotknutej osoby s obsahom podnetu je zodpovedná osoba povinná dbať na zachovanie mlčanlivosti o totožnosti podávateľa podnetu s prihliadnutím na povinnosti vyplývajúce mu z Nariadenia EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona č. 18/2018 Z. z.
• Zodpovedná osoba je oprávnená v rozsahu nevyhnutne potrebnom na vybavenie podnetu písomne vyzvať osobu, ktorá podala podnet, tak i zamestnávateľa, ako aj dotknutú osobu, na spoluprácu pri preverovaní podnetu, to všetko spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie ich súčinnosti.
• Opakovaný podnet, ak neobsahuje nové skutočnosti, sa nepreveruje.
• Z preverovania podnetu je vylúčená zodpovedná osoba v prípadoch, ak: a) podnet smeruje priamo voči zodpovednej osobe, b) vzhľadom na skutočnosti uvádzané v podnete alebo okolnosti prípadu možno mať pochybnosť o nezaujatosti zodpovednej osoby k preverovanej veci.

3. Evidencia podnetov

• Každý podnet je zodpovedná osoba povinná bez zbytočného odkladu zaevidovať v určenej podacej knihe, t.j. Evidencia podnetov fyzických osôb o protispoločenskej činnosti, ktorej obsahom je: a) dátum doručenia podnetu, b) meno, priezvisko a adresa pobytu podávateľa podnetu, v prípade anonymného podnetu sa uvedie iba poznámka, že ide o anonymný podnet, c) predmet podnetu, d) výsledok preverenia podnetu, e) dátum skončenia preverenia podnetu.
• Pred vyhotovením záznamu o výsledku preverenia podnetu zodpovedná osoba umožní osobe, ktorá podala podnet, aby sa vyjadrila k zisteným záverom. Ak osoba podávajúca podnet uvedie nové skutočnosti alebo so závermi zistenými zodpovednou osobou nesúhlasí, Draftcom s.r.o., Klincová 37, 821 08 Bratislava, IČO: 47773766, DIČ: 2024088572 zodpovedná osoba musí k týmito skutočnosťami a nesúhlasným námietkam zaujať stanovisko v písomnom zázname o výsledku preverenia podnetu s uvedením, či považuje tieto skutočnosti resp. námietky za opodstatnené.
• Zodpovedná osoba je povinná výsledok preverenia podnetu vo forme písomného záznamu zaslať osobe (v prípade, ak ide o neanonymný podnet), ktorá podnet podala, najneskôr do 10 dní od jeho preverenia. Písomný podnet je zodpovedná osoba povinná zaslať v zmysle vyššie uvedeného na adresu oznamovateľa doporučene s výhradou doručenia „do vlastných rúk“. Zodpovedná osoba a zamestnávateľ sú pri neanonymných podnetoch povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti osoby, ktorá podávala podnet.
• Podanie podnetu sa nesmie stať podnetom a ani dôvodom na vyvodzovanie dôsledkov, ktoré by osobe podávajúcej podnet spôsobili akúkoľvek ujmu.
• Ak sa v prípade preverovania podnetu preukáže, že došlo k porušeniu zásad pracovnoprávneho vzťahu, zodpovedná osoba je povinná túto skutočnosť oznámiť konateľom spoločnosti.
• Zodpovedná osoba je povinná po dobu troch rokov odo dňa doručenia podnetu tieto záznamy archivovať.

Záverečné ustanovenia

Táto smernica je zverejnené a dostupné všetkým zamestnancom spoločnosti na webovej stránke spoločnosti: www.draftcom.com. Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť dňom 01.05.2018.